Uma auditoria de fretes é uma importante medida que, sempre que possível, deve se incorporar na rotina do setor de logística das organizações que contratam transportadoras para seus negócios. É um instrumento de aprimoramento das relações entre as partes e traz benefícios diretos para as finanças da empresa.
Existem situações onde erros de lançamento, falhas de procedimento e até má-fé podem prejudicar os negócios, sem que sejam percebidas. A auditoria de fretes é capaz de detectar essas não conformidades e dar o encaminhamento necessário para as devidas correções.
Quer saber mais? Continue a leitura e entenda o que é auditoria de frete e como fazer na prática.
O que é auditoria de frete e qual a sua importância?
O frete é uma importante fase dos negócios de uma empresa. Para organizações com grandes demandas por transporte de carga, representa parcela significativa dos custos e, desse modo, deve estar sob cuidados e atenções que possibilitem a melhor gestão. Aqui entra a auditoria de frete.
A auditoria de frete é uma avaliação realizada sobre as faturas emitidas pelas transportadoras contratadas, com vistas a verificar sua integridade. O objetivo principal é evitar que sejam recebidas com falhas, erros de lançamento ou qualquer incongruência como, por exemplo, a cobrança indevida por um serviço não realizado.
Por meio da auditoria, uma irregularidade na nota pode ser identificada, permitindo encaminhar o documento para a devida correção junto ao respectivo fornecedor do transporte. Assim, é uma atividade que deve ser realizada preferencialmente todos os dias.
Importância da auditoria de frete
A auditoria de frete se relaciona diretamente com o faturamento da empresa, sobretudo porque permite coibir a incidência de fraudes intencionais ou de falhas acidentais. Seus resultados podem promover correções com aumento ou redução nos preços dos fretes contratados.
Por essa razão, deve ser uma atividade realizada de modo permanente, tão logo seja recebido o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) emitido pela transportadora. Leve em conta que existe um prazo legal para o cancelamento do CT-e, que varia em cada estado brasileiro.
A correção pode afetar a gestão de logística da empresa por força do tempo que consumirá. Assim, os trabalhos da auditoria de frete sendo constantes permitem realizar a médio e longo prazos uma otimização das operações de transporte.
Que problemas podem ser evitados com uma boa auditoria?
O procedimento de auditar as notas é realizado pela equipe de logística, particularmente do embarcador e visa principalmente identificar:
- erro de cálculo;
- erro de lançamento;
- cobrança em duplicidade;
- cobrança de serviços não realizados;
- incongruências em geral.
Conduzida com atenção e profissionalismo, a auditoria de frete torna-se indispensável, especialmente para empresas que contratam diferentes transportadoras. Quanto maior esse universo, maior a importância das verificações.
Por sua vez, a incidência de possível fraude praticada por algum parceiro mal-intencionado pode ser descoberta, evitando-se a continuidade dos serviços daquele fornecedor. São situações mais graves, mas podem ser encontradas no mercado, como em qualquer outro segmento.
Como e quando fazer uma auditoria de frete?
Como você viu, o ideal é que a auditoria seja realizada todos os dias, inserida na rotina da logística. No entanto, nem sempre é possível para todas as organizações, o que faz com que sua periodicidade caia para semanal ou até mesmo mensal.
Nesse sentido, a empresa deve se esforçar para alcançar uma condição em que possa realizar a operação diariamente. É um cuidado que afeta diretamente os custos dos fretes do negócio e pode impedir prejuízos e até coibir a incidência de fraudes.
De forma resumida, veja a seguir como realizar uma auditoria de frete.
Passo a passo resumido para uma auditoria de frete
- Verificar o conteúdo do CT-e.
- Encontrando divergências, contatar a respectiva transportadora.
- Atentar para o prazo de alteração.
- Aguardar a emissão de nova fatura
Considere a elaboração de indicadores que apontem onde, de que tipo e com que frequência a auditoria encontra inconsistências ou não conformidades. O aperfeiçoamento das operações de transporte, vale dizer, da gestão de logística, ganha muito com isso, além de propiciar mais segurança para as decisões do gestor.
Quais os principais benefícios de uma auditoria de frete?
Como você percebeu, a auditoria de frete detecta falhas e erros de lançamento ou mesmo tentativas de burlar os dados no processo. Esse trabalho de verificação e conferência, no entanto, traz alguns benefícios no curto e médio prazos para a empresa e para as transportadoras, como mostrado a seguir. Acompanhe!
Controle das finanças de frete
A identificação de ocorrência de não conformidades nos lançamentos, que poderiam comprometer as finanças da empresa, permite um maior controle do setor com menos perdas para a organização.
Aprimoramento da gestão de logística
Um entendimento das falhas mais comuns permite que sejam corrigidas e observadas com mais atenção nos próximos eventos. Além disso, os indicadores que podem ser desenvolvidos pelo sistema de auditoria facilitam o planejamento do setor.
Qualificação dos parceiros de transporte
A construção de uma série histórica com os resultados de auditorias subsequentes permite a visualização de um quadro indicativo dos melhores parceiros para as operações de frete contratadas pela empresa. Esse é um importante produto dos trabalhos de auditoria.
Menos erros fiscais e penalidades decorrentes
Erros fiscais, quando seguem adiante, podem induzir ao pagamento de tributos a mais ou à incidência posterior de penalidades pelo pagamento a menor. De todo modo, as perdas podem ser significativas para a organização.
Agilidade nos pagamentos
Para os parceiros, além de sua qualificação pela empresa, a auditoria permite construir processos mais ágeis para a realização dos pagamentos das operações quando não ocorrerem falhas ou erros. Os melhores fornecedores acabam se beneficiando da agilidade resultante.
Como você pôde perceber, a auditoria de fretes é de grande importância para as empresas que operam com transportadoras, pois garante que as faturas recebidas estejam em conformidade com os contratos realizados. Trazem benefícios para ambos os parceiros ajudando a construir uma relação mais forte qualificando as transportadoras. Para esse fim, é ideal construir também uma série histórica a partir de indicadores especialmente estabelecidos para esse fim.
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